贸易公司退换货怎么管顺？把退货、换货、退款分成三条线

做贸易和批发的公司，几乎没有不退换货的。客户收到货发现型号不对、包装破损、临时改了需求，货就得退回来或者换一批。麻烦的地方在于：很多公司的退货、换货、退款是混在一起办的——业务员在群里说一句「给他换一下」，仓库把货收了，财务把钱退了，单据却没开全。这篇文章把这三件事拆成三条线，讲清各自该怎么走单、成本该怎么归属，最后给出在金蝶云星辰里对应的处理方式。

一、先看清：退货为什么容易变成一笔糊涂账

退货这件事，表面上是「货回来了」，实际上牵扯三件事：货要回库、收入成本要冲减、钱要退或者挂账。这三件事分别对应仓储、财务、业务三个环节，任何一个环节没走单，账上就会留下一处对不上的地方。

我们见过挺多这种情况：客户退了一批货，业务员觉得「反正还要再发一批新的，就走个换货算了」，于是新货发了，退货单没开。结果库存凭空少了一批，账面看起来像是「同一个货卖了两次」，毛利自然也就不对了。

根子在于：退货、换货、退款看着是一件事，单据走向其实完全不同。混着办，短期省事，长期一定要花更多时间去查。

二、第一条线：退货——不是把货收回来就完了

退货的完整动作有三步，缺一步都会留下尾巴。

1. 退回的货要入库，而且要入对仓。直接丢回良品仓是最常见的错——货还没检查，就当成能卖的了。稳妥的做法是先入待处理仓，或者在良品仓之外单独设一个退货暂存位。
2. 入库之前要分拣。大致分三类：还能卖的、要返修的、只能报损的。这三类的后续处理完全不同，混在一起就等于把损失藏起来了。
3. 成本要跟着冲回去。原销售单对应的出库成本要冲回，收入也要冲减。只做退货入库、不冲收入成本，毛利就会虚高。

还有一个容易吵起来的事：退货运费谁承担。是我方发错货，还是客户自己拍错型号？这个要在退货单上写清楚，不然月底对账时双方各说各话。建议在退货原因里就把责任方标出来，运费按责任方归集。

三、第二条线：换货——凭空多出一批货，通常出在这里

换货的本质是两笔业务：先退回来，再发出去。所以它必须有两张单子，一退一出，成对存在。

出问题的地方几乎都在这：新货先发了，退货单补不上，或者干脆没开。理由是「货一模一样的，换一下不就行了」。但系统里看到的是：出库多了一次、入库少了一次，库存和成本双双向错的方向走。

换货还要注意两种情形：

• 等量换货。一退一出，数量相同，账面上只有库存结构变化，没有金额变化，相对好处理。
• 差额换货。换了不同的型号、不同的数量，就会产生补差收款或退款。这一笔差额要单独走收款单或退款单，不能并进原单里改。

另外，换货产生的运费和损耗，同样要明确归属。很多公司把换货运费直接记在期间费用里，时间一长，谁也说不清换货到底花了多少钱。

四、第三条线：退款——钱退出去，单据也要跟着走

退款是最容易脱离单据的一环，因为钱走的是银行或支付通道，看起来「有流水就够了」。但流水只能证明钱出去了，说明不了这笔钱对应哪一单、为什么要退。

几个必须守住的规则：

• 退款要挂在单据上。要么对应退货单，要么对应原销售单，做到「有单才退」。只记银行流水的退款，月底应收一定对不上。
• 已开票的要红冲。已经开过发票的退货，退款时要把发票一起处理掉，不能只退钱不处理票，否则票据和账面两头都不平。
• 未开票的冲应收。直接从客户的应收余额里冲减，别单独挂一笔「其他应收」。
• 退款要有审批。谁批、多大额度需要上级批，事先定好。退款是资金出口，只靠出纳个人判断风险太大。

五、三条线之外，还要盯三个数

把单据理顺只是第一步。要让退换货变少，还得看三个数：

这三个数不建立起来，退货就永远只是「处理掉」，不会真正减少。特别是退货率按业务员拆分之后，往往会发现退货集中在少数人身上——这时候要谈的就是接单口径，而不是统一要求大家多注意。

六、在金蝶云星辰里，这三条线对应配在哪

把上面三条线落到金蝶云星辰里，大致对应这几个位置：

要说明一点：具体菜单名称和可配置的粒度会随版本与授权不同而有差异，实施时按你当前版本逐项确认更稳妥，不建议照着网上某个版本的截图硬套。

七、动手之前，先把这几项现状写下来

如果你准备把退换货理顺，建议先把下面几项写成一页纸：

• 退回来的货现在进哪个仓？有没有分拣环节？
• 换货是先发新货还是先收退货？退货单和出库单是不是成对开的？
• 退款靠单据记还是靠银行流水记？已开票的有没有做红冲？
• 退货原因有没有分类？退货率算过吗，按什么维度算的？
• 退货运费和换货损耗谁承担？有没有归集到具体单据上？

把这页写清楚，再去找实施方聊，效率会高很多。退换货这件事，真正难的不是流程本身，而是让业务、仓库、财务用同一套单据说话。单据走顺了，退货率才有得降，毛利也才算得准。广州市九蝶科技有限公司做金蝶云星辰的销售、实施与二次开发，销售退货、退款与票务处理、退货率分析这类配置我们做得比较多，可以把你的退换货现状和当前版本发过来，一个工作日内给出落地建议。咨询电话：13632123901。